§ B. Procedimento per l’accesso ai documenti amministrativi

I principi che regolano il procedimento amministrativo in materia di accesso ai documenti sono contenuti negli articoli 22-25 della legge 241/90.
1. Caratteristiche del procedimento di accesso.
q E’ un procedimento ad istanza di parte, ossia si attiva solo se un soggetto presenta l’istanza di accesso agli atti;
q È un procedimento di breve durata: infatti, l’Istituzione Scolastica, interpellata, deve provvedere entro 30 giorni dalla presentazione dell’istanza;
q Nei confronti del provvedimento assunto dall’Istituzione Scolastica è consentita l’impugnazione davanti al TAR, entro trenta giorni dall’emissione del provvedimento da parte della P.A.;
qLa Sentenza emessa dal TAR può essere appellata al Consiglio di Stato con ricorso da proporsi negli stessi termini previsti per il ricorso di primo grado;
qSe l’Istituzione Scolastica non provvede entro il termine di 30 giorni, si ha il silenzio-rifiuto e l’istanza si intende respinta.

N.B. Contro il silenzio rifiuto dell’Istituzione Scolastica, il soggetto richiedente l’accesso può presentare, entro 30 giorni, ricorso al TAR, il quale a sua volta dovrà provvedere, in camera di consiglio, entro 30 giorni dalla presentazione del ricorso.

2. Caratteristiche dell’istanza di accesso agli atti.
· Deve essere circostanziata: deve cioè contenere l’individuazione esatta dei documenti che si richiedono. In caso contrario in capo all’Istituzione Scolastica non sorge alcun obbligo di rilasciare copia;
·Generalità del richiedente ed indicazione degli elementi che legittimano la richiesta;
·Interesse che muove alla richiesta;
·Indicazione del domicilio presso il quale la risposta e le necessarie comunicazioni da parte dell’Istituzione Scolastica devono essere trasmesse;
· Data e sottoscrizione.
La presentazione dell’istanza determina tre conseguenze in capo all’Istituzione Scolastica:
-fa decorrere il termine di trenta giorni entro il quale l’Istituzione Scolastica deve provvedere;
- comporta l’individuazione all’interno della Pubblica Amministrazione dell’organo deputato ad emanare il provvedimento finale;
-obbliga l’Istituzione Scolastica, in ogni caso, a provvedere. Di conseguenza l’inerzia della stessa non trova alcuna giustificazione ed il silenzio non può intendersi come modo di provvedere. Tuttavia, in giurisprudenza, la Corte di Cassazione non è unanime sul punto. Infatti, parte della giurisprudenza di legittimità ritiene che non provvedere ad un qualcosa a cui si è obbligati comporta anche una responsabilità penale, ai senso dell’articolo 328 c.p. in materia di omissione di atti d’ufficio (Corte di Cassazione, Sezione VI penale, 15 maggio 2001). Al contrario, giurisprudenza meno recente della Suprema Corte ritiene non integrabile il reato di omissione di atti d’ufficio nel caso in cui la P.A. non provveda con un provvedimento scritto esplicito, ma si formi il cosiddetto silenzio-rifiuto (Corte di Cassazione, Sezione VI penale, 6 ottobre 1998).

N.B. Solitamente il termine di 30 giorni, entro cui l’Istituzione Scolastica deve provvedere, decorre dalla data del protocollo dell’istanza. Nell’ipotesi in cui l’istanza sia stata inviata a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno, nel caso in cui non vi sia coincidenza tra la data di protocollo e quella indicata nell’avviso di ricevimento, quest’ultima prevarrà come indicazione del termine iniziale del periodo di trenta giorni entro il quale deve concludersi il procedimento.

3. Responsabile del procedimento.
Il responsabile del procedimento è in ogni caso il responsabile della P.A. competente ad emanare il provvedimento finale: (Dirigente Scolastico, responsabile del CSA, responsabile del CSI, responsabile USR)
4. Chiamata dei controinteressati.
Il responsabile del procedimento, se si avvede che la richiesta di accesso presentata implichi la conoscenza di documenti che possono incidere sulla sfera della riservatezza di terzi, dovrà comunicare a costoro l’avvio del procedimento.

• Esempio in materia di verbale del consiglio di classe: se un genitore presenta istanza di accesso agli atti per esaminare il verbale del consiglio di classe del figlio, i controinteressati saranno gli altri alunni della classe in questione. Pertanto il responsabile del procedimento dovrà dare comunicazione alle famiglie degli alunni interessati dell’avvio del procedimento, affinché possano valutare l’opportunità di presentare memoria difensive, se ritengono che dal procedimento possa nascere un pregiudizio nei confronti dei propri figli.
  

N.B. Nell’ipotesi prospettata i controinteressati non sono i docenti, perché non viene leso alcun loro diritto.

• Esempio in materia di graduatorie per i Docenti assegnati a posti di sostegno: gli altri docenti nominati non sono controinteressati e quindi non è necessaria un’integrazione di contraddittorio, poiché i dati presi in considerazione per la formazione delle graduatorie attengono alla loro sfera professionale e non più alla sfera personale (TAR Campania 2005).
  

5. Il provvedimento finale.
Dopo aver svolto l’attività istruttoria, sopra descritta, il Dirigente dell’Ufficio competente dovrà provvedere sull’istanza, emanando l’atto conclusivo sulla base dell’istruttoria svolta dal responsabile del procedimento, trasformandola in documento amministrativo.
Il provvedimento dovrà essere composto dai seguenti elementi:
- l’intestazione dell’Amministrazione che sta provvedendo;
-il preambolo, con riferimento all’ufficio dell’Amministrazione competente a svolgere l’istruttoria e ad adottare il provvedimento, e all’eventuale atto di delega di firma o di poteri;
-la premessa, formata dal richiamo alle norme di legge o di regolamento che il responsabile del procedimento ha tenuto in considerazione nello svolgimento dell’iter istruttorio;
-la motivazione, parte fondamentale della decisione adottata dall’Amministrazione. La motivazione deve costituire lo specchio fedele di tutta l’attività svolta dal responsabile del procedimento nel corso dell’istruttoria. A tale parte del provvedimento deve essere prestata molta attenzione, dal momento che proprio in tale fase si verificano generalmente vizi, che possono anche portare all’annullamento del provvedimento in sede giudiziale. E’ bene che ogni riferimento alla procedura seguita sia il più chiaro e completo possibile, così che possa emergere, anche dalla sola lettura dell’atto, che l’Amministrazione non ha tralasciato alcun approfondimento necessario nell’ attività svolta;
-Il dispositivo, che fornisce la definitiva indicazione giuridica e fattuale che promana dal provvedimento;
-La sottoscrizione, che deve coincidere con il nome del dirigente in quel momento responsabile dell’ufficio competente o del suo delegato.
6. L’esito dell’istruttoria, attivata a seguito della presentazione dell’istanza di accesso agli atti, può essere:
oDi accoglimento dell’istanza;
oDi accoglimento parziale, sia con riferimento al contenuto del documento, sia al numero dei documenti richiesti;
oDi differimento della facoltà di accesso, nel caso in cui l’Amministrazione abbia necessità di ulteriore tempo per svolgere in modo completo l’istruttoria resa necessaria dal contenuto dell’istanza di accesso;
oDi diniego all’accesso quando il provvedimento nega l’accesso; tale atto deve esplicitare in maniera approfondita le ragioni che hanno portato l’Amministrazione ad assumere tale grave decisione.