§ C. Accesso agli atti degli organi collegiali

v Il Consiglio d’Istituto ha competenza in materia di emanazione del regolamento d’Istituto, individuazione degli indirizzi generali della scuola e di determinazione delle forme di autofinanziamento, deliberazione del bilancio preventivo e del conto consuntivo, di disposizione in ordine all’impiego dei mezzi finanziari e l’approvazione del Piano per l’Offerta formativa. In base all’attuale disciplina, il Dirigente Scolastico deve presentare al Consiglio d’Istituto una relazione sulla direzione e il coordinamento dell’attività formativa, organizzativa ed amministrativa volta a garantire un’ampia informazione ed un efficace raccordo per l’esercizio delle competenze degli organi dell’Istituzione Scolastica.
v Il Collegio docenti ha poteri deliberanti in materia di funzionamento didattico, di cura della programmazione dell’azione educativa, di formulazione di proposte al Dirigente Scolastico per la formazione, la composizione delle classi e la relativa assegnazione ad esse dei docenti, di formazione dell’orario delle lezioni e di svolgimento di altre attività scolastiche. In sintesi al Collegio dei docenti è attribuita una funzione decisionale e propositiva a carattere tecnico-didattico.
In questa sede pare opportuno soffermarsi su singoli casi concreti per meglio comprendere il meccanismo dell’accesso agli atti in relazione ad organi collegiali.

• Esempio in materia di presentazione dell’istanza di accesso da parte di un componente un organo collegiale: se un componente di un organo collegiale presenta istanza di accesso agli atti per prendere visione di documenti formati dall’organo collegiale di appartenenza, va affermato che vi è un suo interesse alla conoscenza dell’atto. Infatti tale conoscenza può essere necessaria a garantire il diritto del soggetto di espletare il mandato conferitogli. Gli atti interni, infatti, sono espressamente ricompresi dall'art. 22 della legge n. 241/90 fra i documenti amministrativi oggetto di accesso "al fine di assicurare trasparenza dell'attività amministrativa e di favorirne lo svolgimento imparziale". Va tenuto presente, inoltre, che i dati oggetto dell’istanza non sono dati sensibili, bensì personali. Dal momento che, in base all’articolo 59 del Codice restano ferme le disposizioni in materia di accesso ai documenti amministrativi, il rapporto fra diritto di accesso e diritto alla privacy va inteso nel senso della prevalenza del diritto di trasparenza (accesso) quando sia esercitato per la cura o la difesa di interessi giuridici del richiedente (TAR Emilia Romagna, 11 ottobre 2001 n. 820).
  
• Esempio in materia di tutela di situazioni giuridiche da parte di dipendenti dell’Istituzione Scolastica: nel caso un docente presenti istanza di accesso agli atti per ottenere copia dei verbali dell’organo collegiale di cui fa parte, per esempio per poter rispondere a contestazioni mosse dall’Ufficio Scolastico Regionale, tale istanza deve essere accolta, poiché in capo al docente è sorto un diritto, quello cioè di giustificare il proprio operato all’Ufficio Scolastico regionale. Pertanto l’eventuale diniego da parte del Dirigente Scolastico fa sorgere in capo al docente richiedente la possibilità di impugnare il provvedimento avanti al TAR (TAR Umbria, 29 gennaio 2003 n. 329)
  
• Esempio in materia di assegnazioni degli insegnanti di sostegno in un determinato anno scolastico: nel caso in cui un insegnante di sostegno presenti istanza di accesso agli atti, richiedendo copia dei documenti riguardanti le assegnazioni degli insegnanti di sostegno in quell’anno scolastico, sussiste in capo al docente richiedente l’interesse. Infatti la documentazione coinvolge sia la collocazione del richiedente all’interno dell’Istituzione Scolastica, sia lo svolgimento della concreta funzione di docente prestata dallo stesso (TAR Puglia, 12 gennaio 2004 n. 145).
  
• Esempio in materia di istanza di accesso agli atti presentata da un genitore: il genitore, che richiede l’estrazione di copia di verbali del Consiglio di classe, Collegio docenti, registri dei professori riferiti all’anno scolastico in cui si è verificato l’episodio che ha coinvolto il figlio, ha un interesse a tutelare la posizione del figlio per eventualmente agire in giudizio.
  Pertanto in tal caso sussiste il diritto di accesso ai documenti.
  

N.B. Tuttavia il diritto è solo parziale, ossia si limita alle parti dei documenti che riguardano in modo specifico il figlio.
N.B. Per essere legittimati all’accesso è sufficiente essere genitore anche se non affidatario.

• Esempio in materia di verbali del consiglio di classe (limiti all’accesso): qualora un genitore chieda di prendere visione del verbale del consiglio di classe al fine di conoscere l’attività inerente la sfera del figlio minore, il rilascio dell’atto deve essere limitato alla parte che si riferisce allo studente il cui genitore ha presentato istanza di accesso agli atti, dal momento che va salvaguardata la parte riguardante notizie e giudizi inerenti altri alunni della classe.
  
• Esempio in materia di tutela di interessi diffusi da parte di associazioni sindacali o associazioni dei consumatori: disposizioni di legge in materia di salubrità degli ambienti di lavoro hanno demandato a specifici organi il controllo sulla salubrità di detti ambienti. Tale disciplina investe anche la scuola, in quanto Pubblica Amministrazione e datore di lavoro. Pertanto il Coordinamento dei consumatori è riconosciuto titolare della potestà di controllo verso un’Istituzione Scolastica e, in virtù di tale potere, l’Istituzione Scolastica ha l’obbligo di esibire tutti gli atti relativi (TAR Puglia, 23 marzo 1999 n. 229).